Debby Carreau – CEO, nhà sáng lập Công ty cung cấp giải pháp nhân sự Inspired HR, thành viên của mạng lưới nhà lãnh đạo toàn cầu YPO – cho biết, việc điều hành một văn phòng ảo đã mang đến cho bà nhiều bài học kinh nghiệm quý giá.

Cách đây hơn 1 năm, công ty của Debby Carreau được đặt trụ sở tại một trong những tòa nhà độc quyền ở Calgary cùng với “hàng xóm” là các ngân hàng lớn, quỹ đầu tư, công ty luật và các công ty dầu mỏ đa quốc gia. Còn bây giờ, mô hình hoạt động này đã trở thành quá khứ.

Khi thị trường tư vấn ngày càng bị phân mảnh thậm chí với cả những công ty lớn nhất (từ trung bình 60 – 70% vào giai đoạn cách đây 30 năm giảm còn trung bình 20% ở giai đoạn hiện tại, theo Công ty Nghiên cứu và Tư vấn Kennedy), Debby Carreau cùng ban lãnh đạo công ty nhận ra rằng đã đến lúc thay đổi mô hình làm việc theo xu hướng hiện đại với bước đi đầu tiên là đóng cửa văn phòng cũ.

Debby Carreau - CEO, nhà sáng lập Inspired HR

Debby Carreau quyết định sử dụng công nghệ điện toán đám mây để làm việc từ xa với lịch trình linh hoạt, phân chia nhóm làm việc theo từng dự án, tổ chức họp với các thành viên ở nhiều thành phố khác nhau thông qua video chat và dựa vào “thời khóa biểu” của khách hàng (các công ty, tổ chức sử dụng dịch vụ tư vấn nhân sự) để đáp ứng nhu cầu của họ 24/7.

Mô hình mới này đã mang lại hiệu quả bất ngờ cho Inspired HR: chính sách làm việc theo thời gian linh động giúp nhân viên cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, sự kết nối giữa họ và khách hàng cũng được nâng cao, giảm thiểu chi phí đầu tư cho cơ sở vật chất, tăng cường lợi nhuận kinh doanh…

Sau đây là những bí quyết điều hành công ty với "văn phòng ảo" đã được Debby Carreau chia sẻ trên CNBC:

Nhìn xa hơn đối thủ cạnh tranh để tìm ra mô hình kinh doanh mới

Đội ngũ của Debby Carreau không chỉ tập trung vào ngành công nghiệp của mình là lĩnh vực nhân sự mà còn thực hiện nhiều nghiên cứu kỹ lưỡng về những xu hướng vận hành kinh doanh mới (giống như Uber, Lyft hoặc Airbnb).

Không những vậy, họ còn xem xét đến việc tạo ra một văn phòng làm việc có thiết kế thật độc đáo và mới mẻ như WeWork, Facebook hay Google.

Đừng chờ đến khi ra quyết định cuối cùng rồi mới thông tin cho khách hàng

Đội ngũ lãnh đạo của Inspired HR luôn tin rằng khách hàng là lý do mà công ty tồn tại, vì thế họ đảm bảo khách hàng luôn là một mắt xích trong suốt quá trình hoạt động.

“Do đó, hãy trao đổi với khách hàng về tầm nhìn mới của công ty, nhưng đừng tiếp cận theo kiểu hỏi họ: ‘Bạn nghĩ gì về những hướng đi mới của chúng tôi? Chúng tôi có nên làm như vậy hay không?’, mà hãy trình bày tầm nhìn rõ ràng để thu hút họ. Nếu muốn mở rộng thêm cơ sở khách hàng, bạn cũng nên chia sẻ những thông tin này với những khách hàng tiềm năng nữa. Thường thì những thông tin tốt nhất và thẳng thắn nhất luôn đến từ khách hàng – những người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ của công ty bạn. Họ sẽ giúp ích nhiều trong việc xác định được hướng thay đổi phù hợp cho công ty”, Debby Carreau chia sẻ.

Tuyển chọn nhân viên thật phù hợp

Debby Carreau cho rằng, khi mô hình kinh doanh thay đổi, bạn càng nên xác định lại những tố chất cần thiết mà một nhân viên cần phải có để thích nghi với “cuộc cách mạng”.

Trong trường hợp của Inspired HR, mô hình kinh doanh mới của họ khá thoải mái vì cho phép nhân viên làm việc theo thời gian linh hoạt tại nhà. Tuy nhiên, để tập trung tối đa vào dịch vụ khách hàng, những nhân viên này buộc phải có một tinh thần làm việc chủ động và lúc nào cũng ở trong tư thế sẵn sàng “tác chiến”.

Xác định rõ và bám sát định hướng phát triển

Sự thay đổi luôn mang tính mạo hiểm. Vì vậy, hãy luôn bám sát thế mạnh thương hiệu của mình.

“Chúng tôi muốn Inspired HR phải trở thành một tập đoàn tư vấn độc đáo với một mô hình làm việc hiện đại và tiên phong trong thế kỷ 21. Đây là một ‘lời tuyên bố’ về định hướng phát triển mà chúng tôi luôn chia sẻ với khách hàng”, Debby Carreau nói.

> Janine Allis: Điều hành kinh doanh giống như... làm mẹ

> Giám đốc điều hành Zalora: Càng cạnh tranh càng có lợi

> [Infographic] Phong cách điều hành của Steve Jobs và Tim Cook

> Khi mời bạn bè làm việc tại công ty do mình điều hành

BÍCH TRÂM