Làm thế nào để có một cuộc họp thành công?

Ảnh minh họa.

(eFinance Online) - Chúng ta luôn phàn nàn về việc phải tham dự quá nhiều cuộc họp, nhưng một khi chúng phát huy tác dụng, DN sẽ có được những ý tưởng, doanh thu, năng lượng cũng như uy tín mới. Vậy, chúng ta phải làm gì để chắc chắn những điều trên sẽ xảy ra?

Theo ông Serge Dupaux, Tổng giám đốc Regus Việt Nam, sự khác biệt giữa một buổi họp thành công hay vô nghĩa nằm ở sự chuẩn bị và sắp xếp. - “Một cuộc họp hiệu quả có thể khiến bạn phấn chấn, tràn đầy năng lượng, và trẻ ra đến 5 tuổi. Nhưng ngược lại, một buổi họp tồi tệ cũng có thể thôi thúc bạn từ bỏ công việc hoặc cả sự nghiệp ngay lập tức”, ông Serge Dupaux nói.

Ba yếu tố của buổi họp

Một buổi họp được chia làm ba phần: trước, trong, và sau cuộc họp. Có rất nhiều lời khuyên được đưa ra trong quá trình buổi họp. Quan trọng nhất là bạn phải biết kiểm soát thời gian, tập trung vào chủ đề, cùng với đó là đảm bảo những người “nói nhiều” không “vùi dập” những người rụt rè hoặc mới gia nhập công ty.

Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều mẹo cho phần “sau cuộc họp”, như đi đến các thỏa thuận cụ thể, theo dõi và thực thi những đầu việc được thống nhất trong cuộc họp, cũng như thời hạn thực hiện.

Khâu chuẩn bị là việc hết sức quan trọng, nó là mấu chốt khiến cuộc họp thành công hoặc thất bại. Chính vì vậy, bạn cần:

Xác định mục đích của cuộc họp: Các cuộc họp là một phần không thể thiếu của đời sống công sở, vậy cho nên mọi người thường coi đó là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều cuộc họp với mục đích mơ hồ, chẳng hạn như họp nhóm hàng tuần hoặc họp cập nhật tiến độ dự án. Những cuộc họp hiệu quả nhất là những cuộc họp thiên về hành động, với mục tiêu rõ ràng hoặc kết quả mong muốn.

Giới hạn số lượng: Số lượng người tham gia càng lớn thì nguy cơ mất tập trung càng cao. Vì vậy, hãy suy nghĩ về việc liệu những người đó có thực sự cần có mặt không hay chỉ cần cập nhật kết quả sau đấy. Tuy nhiên, bạn cần phải xử lý vấn đề này một cách khéo léo để khiến mọi người cảm thấy rằng, bạn đang cố gắng giải phóng thời gian trong lịch trình của họ, chứ không phải gạt họ ra ngoài cuộc thảo luận.

Chương trình họp không chỉ là hình thức: Chương trình rất quan trọng vì nó giúp thiết lập kế hoạch tốt. Chúng nên được phân phát kịp thời cho những người tham gia để họ đọc và chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra. Tất cả người tham gia nên biết chính xác họ cần chuẩn bị những hành trang gì trước khi bước vào cuộc họp.

Chuẩn bị không gian họp: Điều này cũng giống như chuẩn bị đạo cụ cho một vở kịch hoặc một bộ phim. Kịch bản và diễn viên có chất lượng đến đâu thì bộ phim đó cũng không thể thực hiện nếu không có địa điểm, ánh sáng và âm thanh tốt. Có một loạt các yếu tố 'dàn dựng' mà bạn cần phải xem xét.

Bố trí không gian họp

Bạn đã tham dự bao nhiêu cuộc họp trong một căn phòng thiếu không khí mà những người tham gia ngáp từ đầu đến cuối? Nơi mà ánh sáng chói lóa từ cửa số khiến bạn đau đầu hoặc khó theo dõi màn hình? Đã bao giờ cuộc họp của bạn liên tục bị gián đoạn do thỉnh thoảng lại có người thò đầu vào xem phòng họp có trống không?

Những trở ngại này làm giảm năng suất, vì chúng khiến mọi người khó tập trung vào cuộc họp. Trong một phòng họp chuyên nghiệp, với ánh sáng và thiết bị thông gió hoàn hảo, những người tham gia sẽ ít bị phân tâm hơn hẳn.

Những trở ngại khác liên quan đến ấn tượng đầu tiên. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn tham gia một cuộc họp với các đối tác quan trọng. Một buổi họp trong văn phòng không ai sử dụng hoặc trong một quán cà phê chắc chắn sẽ không tạo ra ấn tượng như họp trong một căn phòng đúng kích cỡ, trong một vị trí ấn tượng, tiện lợi cùng cơ sở vật chất tốt.

Nếu bạn không có thiết bị như vậy sẵn trong văn phòng của bạn, bạn có thể tính đến chuyện thuê phòng họp theo ngày, nửa ngày hoặc theo giờ. Điều này hoàn toàn không ảnh hưởng gì, ngay cả khi những người tham gia biết phòng họp này không trực thuộc trụ sở DN bạn. Việc sắp xếp phòng họp phải thể hiện sự tôn trọng và hiệu quả vì đó chính là một thông điệp ẩn đầy thiện chí.

Nếu bạn thuê phòng họp tạm thời, hãy suy nghĩ về loại phòng cũng như kích thước sẽ phù hợp với loại cuộc họp của bạn: phòng họp lãnh đạo, phòng chữ U, hoặc phòng kiểu lớp học? Sau đó, bạn hãy suy nghĩ đến những tính năng bổ sung. Nếu người tham gia cảm thấy đói hoặc khát thì hiệu quả buổi họp sẽ giảm đi, vì vậy họ có thể cần trà, cà phê, và nước, bữa nhẹ hoặc ăn trưa. Chỗ ngồi của họ cũng cần có đủ không gian để đặt tách hoặc đĩa.

Sau đó, hãy kiểm tra cơ sở vật chất, và những người có mặt tại cuộc họp xem họ cần gì: bảng kẹp giấy, bảng trắng, hay chỗ để in hoặc photocopy? Liệu mọi người sẽ theo dõi các bài thuyết trình, với chỗ ngồi được bố trí phù hợp? Dĩ nhiên các nhà cung cấp phòng họp sẽ phục vụ tất cả những yêu cầu trên, nhưng để chắc chắn, tốt nhất bạn nên hỏi trước.

Một trong những tiện ích hiện nay chính là họp qua video. Thông thường, các cuộc họp phải bao gồm tất cả người tham gia ngồi trong cùng một phòng, nhưng với sự phát triển của công nghê, giờ đây điều này không còn cần thiết. Vì vậy bạn vừa phải xem xét những ai sẽ tham gia cuộc họp và vừa phải tính toán xem họ tham gia bằng cách nào. Họp qua video với chất lượng cao có thể tiết kiệm hàng ngàn USD chi phí đi lại và thời gian, và điều này cũng có lợi cho môi trường. Một lần nữa, bạn cần kiểm tra với nhà cung cấp phòng họp trước xem họ cung cấp những tiện ích như vậy không...

Trong con mắt của một khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng, sự sẵn sàng của bạn đối với một cuộc họp là minh họa rõ rệt nhất về chất lượng dịch vụ mà DN bạn cung cấp. Chính vì vậy, thay vì xem những điều này là không quan trọng, việc chuẩn bị ghế ngồi, thức ăn và phòng họp có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại của công ty bạn. Nếu bỏ qua những điều này, bạn có thể sẽ gặp rắc rối trong và sau cuộc họp ngay cả khi nó chưa bắt đầu.

(KD)