Hàng loạt dịch vụ công trực tuyến được áp dụng không chỉ thuận tiện cho dân mà việc giám sát cán bộ cũng sâu sát, hặt chẽ hơn.

Từ cuối năm 2016, UBND quận Bình Thạnh (TP.HCM) bắt đầu triển khai thực hiện dịch vụ công trực tuyến trên ba lĩnh vực đô thị, kinh tế và lao động. Cụ thể gồm tiếp nhận hồ sơ trực tuyến qua mạng; tra cứu tình trạng hồ sơ và tra cứu thông tin quy hoạch qua tin nhắn, kiốt, website qua tin nhắn; lấy số thứ tự nộp hồ sơ qua tin nhắn…

Ngồi nhà nộp hồ sơ, chỉ năm phút là xong

Hơn ba tháng nay, nhiều người dân và doanh nghiệp đã bắt đầu làm quen với việc ngồi ở nhà nộp hồ sơ qua mạng mà không cần phải đi lên UBND quận Bình Thạnh. Ông Tạ Thanh Đông (phường 24, quận Bình Thạnh) đang có nhu cầu đăng ký cấp giấy phép kinh doanh hộ gia đình trong lĩnh vực chăm sóc da. Trước khi lên quận, ông Đông vào trang thông tin điện tử của quận để tìm số điện thoại liên lạc hỏi thông tin để chuẩn bị hồ sơ, ông Đông thấy trên website của quận có giới thiệu về dịch vụ công trực tuyến. Nhấp chuột vào tìm hiểu thử, ông Đông nhận thấy có mục hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến rất cụ thể và đơn giản.

Theo hướng dẫn, ông Đông điền thông tin cần thiết vào mẫu hồ sơ điện tử, sau đó chụp ảnh hoặc scan các chứng từ cần thiết rồi tải lên làm hồ sơ đính kèm và nhấn lệnh gửi. Khoảng năm phút sau, ông Đông nhận được thông tin quận Bình Thạnh đã nhận được hồ sơ của ông gửi qua tin nhắn điện thoại và qua email cá nhân. Sáng hôm sau (24-2), ông Đông tiếp tục nhận được tin nhắn và email của quận Bình Thạnh gửi thông báo hồ sơ của ông đã đầy đủ. Đồng thời cho biết tên của cán bộ nhận hồ sơ và ngày trả kết quả là 1-3. Đúng ngày này thì hồ sơ của ông Đông được trả ra và ông đã trực tiếp lên quận để nhận kết quả.

“Thay vì đi lại nhiều lần, rồi khi lên quận lại mất thời gian lấy số thứ tự để chờ đợi thì nay chỉ vài thao tác là tôi đã có thể nộp hồ sơ. Cũng chỉ mất mấy phút để nhận được phản hồi của quận. Không những thế, tôi còn được biết hồ sơ của mình do cán bộ nào nhận. Đồng thời có thể biết được hồ sơ của mình đang nằm ở bộ phận nào. Nói chung là rất tiện lợi, rất công khai và minh bạch” - ông Đông nói.

Mo dien thoai giam sat can bo - Anh 1

Cán bộ hướng dẫn cho người dân xem thông tin quy hoạch tại Phòng Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả quận Bình Thạnh. Ảnh: VIỆT HOA

Bất cứ lúc nào cũng xem được tình trạng hồ sơ

Không chỉ giải quyết nhanh gọn hồ sơ hành chính của người dân mà phần mềm trực tuyến cũng giúp cho quá trình tác nghiệp của cán bộ nhanh hơn. Ông Dương Hồng Thắng, Phó Chủ tịch UBND quận Bình Thạnh, lấy một ví dụ trong lĩnh vực cấp phép xây dựng. Nếu như trước đây mọi thủ tục được thực hiện chủ yếu bằng thủ công thao tác trên giấy, in ra và lưu lại thì nay đều được số hóa trên hệ thống. Chẳng hạn khi vừa cấp phép xây dựng xong ở quận thì phường cũng có thể biết được nhờ thông tin đã được cập nhật chung trên toàn hệ thống kết nối từ quận đến phường. Đồng thời thông tin này cũng sẽ được liên thông tới đội thanh tra địa bàn để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát các hoạt động xây dựng trên địa bàn.

“Hệ thống này không chỉ thuận tiện hơn cho dân mà còn phục vụ tốt cho việc tác nghiệp điều hành và mình được quản lý toàn diện hết tất cả lĩnh vực phụ trách” - ông Thắng nói và cho hay hiện nay lãnh đạo dễ dàng kiểm soát được tình hình trong nội bộ qua hệ thống phần mềm quản lý mà quận áp dụng.

Cụ thể trước đây muốn cái gì thì phải gọi cho các trưởng phòng vấn đề này như thế nào, trên địa bàn quận bao nhiêu trường hợp được cấp phép, bao nhiêu trường hợp đã xây dựng, bao nhiêu trường hợp sai phép, không phép thì nay sẽ tích hợp trên điện thoại hết. Bất cứ lúc nào cũng có thể xem được, khi cần trao đổi với lãnh đạo phường thì có thể chat qua mạng, nhắn đến từng người hoặc nhóm người đã tạo trên hệ thống”.

Giải quyết hồ sơ chậm là bị nhắc ngay

Ông Thắng cũng cho hay quận Bình Thạnh cũng xây dựng hệ thống quy trình để giám sát từng bộ phận, thậm chí có thể giám sát tiến độ giải quyết hồ sơ cho dân đến từng cán bộ. Hồ sơ hành chính đều đã quy định thời hạn giải quyết, chỉ cần sắp đến hạn mà chưa xử lý thì trước đó 1-2 ngày, hệ thống sẽ tự động “nhắc việc” để cán bộ giải quyết. Quá thời hạn quy định mà cán bộ chưa kịp giải quyết thì sẽ bị chuyển sang mục trễ hạn.

“Cái rất tiện là tôi có đi công tác bất cứ nơi đâu, chỉ cần mở điện thoại ra, thấy hồ sơ nào gần trễ hạn, nhấn vào hồ sơ đó và nhắn tin thì trên điện thoại hoặc máy tính của cán bộ phụ trách đều hiển thị nhắc nhở để vào kiểm tra, xử lý. Việc công khai, minh bạch như vậy cũng để tạo áp lực cho lãnh đạo và cán bộ trong việc xử lý hồ sơ không được để trễ hạn” - ông Thắng cho hay.

Để chứng minh cho PV, ông Thắng mở điện thoại và vào phần mềm quản lý đô thị do ông phụ trách. Tại thời điểm đó (ngày 7-3), hệ thống báo có 173 hồ sơ hành chính của người dân trong lĩnh vực đô thị, tất cả đang trong thời hạn giải quyết.

Riêng trường hợp của Phó phòng Quản lý đô thị Chiêm Thành Việt, vào thời điểm đó có hai hồ sơ đã trễ hạn xử lý (tính tới ngày 7-3) nhưng chưa quá thời hạn trả hồ sơ cho dân (hạn trả là 13-3). Đó là hồ sơ cung cấp chứng chỉ quy hoạch của một người dân ở quận Bình Thạnh. Theo quy trình nội bộ, ông Việt đã trễ bốn ngày nhưng thời hạn trả hồ sơ cho dân là 13-3 nên vẫn chưa ảnh hưởng đến người dân. Ngay lập tức ông Thắng vào phần “nhắc việc” đề nghị ông Việt phải xử lý để không trễ hạn hồ sơ của dân.

100% hồ sơ được giải quyết đúng hạn, đó là kết quả từ khi ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đô thị (tính từ tháng 12-2016 đến nay). Trong khi con số đó năm 2015 là 91%, tám tháng đầu năm 2016 là 96%.