Phía sau thành công của RadioAsia2013

Hội nghị Phát thanh châu Á 2013 (RadioAsia2013) do VOV đăng cai đã khép lại nhưng dư âm vẫn còn đó trong lòng bạn bè quốc tế và các đồng nghiệp nước ngoài của Đài Tiếng nói Việt Nam. Có thể nói, sự kiện đã thành công rực rỡ khi diễn ra một cách an toàn, đúng kế hoạch, thu hút sự tham gia của hàng trăm đại biểu trong và ngoài nước.

Hội nghị quốc tế tầm cỡ này không chỉ là nơi để các học giả và nhà quản lý trong lĩnh vực phát thanh chia sẻ kinh nghiệm và bàn thảo con đường phát triển, mà còn là dịp để quảng bá ngành phát thanh và truyền thông, cũng như hình ảnh đất nước, con người Việt Nam ra thế giới.

Việc Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng tham dự lễ khai mạc và có bài phát biểu tại đây đã cho thấy tầm quan trọng của Hội nghị và sự quan tâm của Chính phủ Việt Nam dành cho ngành phát thanh.

Các đại biểu trong nước và quốc tế dự Hội nghị Phát thanh châu Á (RadioAsia) 2013 (ảnh: Huy Phương)

Trong quá trình diễn ra Hội nghị, nhiều diễn giả bắt đầu phần thuyết trình của mình bằng lời cảm ơn chân thành đối với VOV về công tác tổ chức chu đáo, trang trọng và ấn tượng cũng như chia sẻ cảm nhận của họ trước sự đón tiếp nồng ấm của Ban tổ chức.

Các cán bộ của Hiệp hội Phát thanh-Truyền hình châu Á-Thái Bình Dương (ABU) khi sang Việt Nam để phối hợp tổ chức sự kiện cùng với VOV đã tỏ ra hết sức ấn tượng trước sự chuẩn bị chu đáo, chuyên nghiệp bên phía Đài Tiếng nói Việt Nam. Họ cùng với các đại diện của tổ chức World DMB (chuyên về phát thanh kỹ thuật số) đã đưa ra các nhận xét rất tích cực về công tác tổ chức Hội nghị: khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả, nhiệt tình và trọn vẹn.

Bản thân ông Javad Mottaghi, Tổng thư ký ABU trong buổi gặp riêng với Tổng Giám đốc VOV Nguyễn Đăng Tiến trước lúc bế mạc RadioAsia2013, đã dành những lời khen ngợi cho các cán bộ VOV tham gia tổ chức sự kiện, trong đó có cá nhân ông Ngô Minh Hiển, Trưởng Ban Hợp tác Quốc tế, vì đã nỗ lực đáp ứng một cách hiệu quả, kịp thời rất nhiều yêu cầu mà Tổng thư ký ABU đã đưa ra.

Không chỉ vậy, nhiều vị khách còn tỏ ra yêu thích các món ẩm thực Việt Nam mà họ được thưởng thức trong thời gian họp ở Hà Nội, yêu mến tà áo dài Việt Nam xuất hiện trong dạ tiệc chiêu đãi hay các tiết mục văn nghệ mang đậm bản sắc văn hóa Việt Nam được biểu diễn trong dịp này.

Trên thực tế, các công việc tổ chức đã được tiến hành bài bản trên tất cả các mảng (nội dung, lễ tân, an ninh) và trong các đầu việc cụ thể, từ những việc nhỏ nhất như tiếp đón và đăng ký đại biểu.

Hội nghị thành công là do sự chỉ đạo của lãnh đạo VOV và nỗ lực chung của toàn Đài, trong đó lực lượng nòng cốt là Ban Hợp tác Quốc tế - đơn vị chủ trì việc tổ chức Hội nghị và chịu trách nhiệm toàn bộ các khâu chuẩn bị.

Trưởng thành vượt bậc

Thành công của RadioAsia2013 cho thấy uy tín và vị thế quốc tế của VOV cũng như sự trưởng thành không ngừng của Ban Hợp tác Quốc tế VOV.

Cho đến nay VOV đã đăng cai thành công 5 hội nghị quốc tế lớn, đó là Hội nghị Đại Hội đồng của Viện Nghiên cứu Phát triển Phát thanh-Truyền hình châu Á (AIBD) vào năm 2002, Đại Hội đồng ABU vào năm 2005, Đại Hội đồng các đài Phát thanh-Truyền hình sử dụng Pháp ngữ (CIRTEF) năm 2009, Hội nghị Cấp cao Báo chí châu Á 2011, và Hội nghị Phát thanh châu Á 2013.

Mỗi hội nghị đánh dấu bước phát triển mới của VOV. Hội nghị AIBD 2002 (có hơn 200 đại biểu nước ngoài) là hội nghị quốc tế “đầu tay” của VOV, nhưng với quyết tâm của lãnh đạo Đài và nỗ lực cao của Ban Hợp tác Quốc tế, sự kiện đã diễn ra thành công, để lại ấn tượng tốt đẹp cho các đại biểu. Đến Hội nghị ABU 2005, số đại biểu đã tăng lên hơn 2 lần so với năm 2002. Và lần này, Hội nghị RadioAsia2013 cũng có quy mô lớn, đòi hỏi sự nỗ lực cao.

Ông Ngô Minh Hiển, Trưởng Ban Hợp tác Quốc tế VOV (trái) trao đổi với Tổng thư ký AMIC Hadlow giữa giờ giải lao của Hội nghị (ảnh: Huy Phương)

Bản thân ông Martin Hadlow, Tổng thư ký AMIC (Trung tâm Thông tin và Liên lạc Truyền thông châu Á), cũng ghi nhận, tổ chức các sự kiện lớn như thế này rất “khó khăn, phức tạp và mệt mỏi”, và “có biết bao công việc phải lo, phải chuẩn bị”. Cả ông Hadlow và Tổng Thư ký ABU Mottaghi đều nói rằng, việc VOV tổ chức Hội nghị Phát thanh châu Á thành công đến như vậy đã gây áp lực cho các nước đăng cai sự kiện này trong các năm tiếp theo.

Công tác chuẩn bị cho RadioAsia2013 bắt đầu từ năm 2012. Ban Hợp tác Quốc tế chủ động cử 2 cán bộ sang dự Hội nghị RadioAsia2012 ở Indonesia để học hỏi và rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện này.

Sau khi Thủ tướng Chính phủ đồng ý cho VOV đăng cai RadioAsia2013, công tác chuẩn bị đã được khẩn trương triển khai, trên tinh thần phục vụ cho Hội nghị đạt kết quả cao nhất.

Ngoài việc xin ý kiến Thủ tướng và các bộ ngành, hàng loạt việc khác cần được tiến hành như gửi giấy mời và chương trình hội nghị, thiết lập hệ thống đăng ký đại biểu, chuẩn bị nội dung hội nghị, các chủ đề cuộc họp, mời diễn giả tham gia các phiên hội thảo, chuẩn bị tài liệu cuộc họp, biên-phiên dịch, lựa chọn khách sạn (địa điểm tổ chức và lưu trú), các nhà cung cấp dịch vụ, sắp xếp phòng họp, bố trí âm thanh - ánh sáng, rồi lo lễ tân đón tiếp đại biểu, quà tặng cho đại biểu, điều xe phục vụ Hội nghị, lên các phương án an ninh bảo vệ Hội nghị, điều phối với các đơn vị trong và ngoài VOV, hỗ trợ báo chí, huy động tình nguyện viên…

Ban Tổ chức đã đưa vấn đề an ninh lên hàng đầu. Cho đến khi vị khách quốc tế cuối cùng rời Việt Nam, đã không xảy ra bất cứ sự cố nào về mặt an ninh dù là nhỏ nhất.

Ông Ngô Minh Hiển - Trưởng Ban Hợp tác Quốc tế cho biết, việc Thủ tướng Chính phủ đến dự khai mạc vừa là vinh dự cho Hội nghị và VOV, vừa là áp lực lớn cho Ban Tổ chức. Trong khoảng thời gian chuẩn bị eo hẹp, Ban Hợp tác Quốc tế đã phải lên kịch bản chi tiết từng giây một cho buổi lễ này. Đêm hôm trước khi diễn ra khai mạc, các nhân viên của Ban đã phải thức thật khuya để giám sát lắp đặt máy móc và kiểm tra các thiết bị.

Ông Ngô Minh Hiển cho biết thêm, buổi chiêu đãi quan khách cũng cần trang trọng, tiết kiệm và giới thiệu được các nghệ thuật truyền thống đặc sắc của dân tộc. Theo chị Nguyễn Thu Hà – cán bộ Ban HTQT, từ kịch bản chương trình, nội dung biểu diễn văn nghệ, cho đến việc chọn thực đơn đều được họ tính kỹ để đảm bảo thể hiện rõ nét nhất văn hóa Việt Nam.

Trình diễn áo dài tại Gala Dinner dành cho đại biểu dự Hội nghị Phát thanh châu Á (ảnh: Phương-Trung)

Nói tóm lại, “Bộ Ngoại giao của VOV” đã thực hiện một khối lượng công việc vừa khổng lồ vừa đa dạng vừa tỉ mẩn, trong khi nhân sự chỉ có vẻn vẹn 11 người.

Nguy cơ tiềm ẩn, áp lực thường trực

Theo kế hoạch ban đầu, RadioAsia2013 sẽ được tổ chức vào tháng 9/2013. Tuy nhiên ABU đã quyết định đẩy sớm thời gian tổ chức lên tháng 7/2013. Do sự thay đổi đột ngột này, VOV gặp nhiều khó khăn về mặt thủ tục. Thêm vào đó, phía bạn lại mất nhiều thời gian xử lý vấn đề nội dung chương trình nên các công việc chuẩn bị cụ thể của VOV chỉ có thể bắt đầu vào thời điểm 2 tháng trước khi Hội nghị diễn ra.

Bên cạnh đó còn có những đầu việc không thể làm trước được mà chỉ có thể bắt tay làm khi gần đến ngày diễn ra sự kiện.

Tất cả các đầu việc đều có phương án dự phòng, nhưng luôn tiềm ẩn các yếu tố bất ngờ.

Anh Trần Mạnh Hùng, một cán bộ của Ban Hợp tác Quốc tế, nhớ lại hồi năm 2005 anh được giao nhiệm vụ đón tiễn tại sân bay hơn 300 đại biểu quốc tế dự Đại Hội đồng ABU tổ chức tại Hà Nội. Lần đó, ngoài việc phải chú ý đến tên khách, số hiệu chuyến bay, thời gian cất và hạ cánh, anh Hùng còn đối diện với thực tế là mỗi chuyến bay đều tiềm ẩn khả năng đến sớm, muộn, hoặc bị hủy. Có khách đổi chuyến bay, có khách phải xin visa tại sân bay Việt Nam, có khách bị thất lạc hành lý,... Những phát sinh như thế này đòi hỏi việc quản lý danh sách khách phải hết sức linh hoạt và nhạy bén.

Anh Lê Quang Huy, phụ trách công việc lập và cập nhật danh sách đại biểu các đài Phát thanh-Truyền hình địa phương, cho biết anh phải thường xuyên “đeo bám” để gọi điện nhắc nhở một số đài không khẳng định được danh sách đại biểu cơ quan mình đúng thời hạn (danh sách này sau đó được gửi sang ABU).

Khối lượng công việc lớn như thế lại phải làm trong một thời gian ngắn với nhân sự không nhiều, hẳn nhiên sức ép lên các chuyên viên Ban Hợp tác Quốc tế là rất lớn.

Ngay công việc “check-in” cho khách đến dự tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế diễn ra dồn dập, đòi hỏi phải nhanh nhẹn, chính xác và sự chuẩn bị kỹ càng từ trước đó. Dịch tài liệu sang tiếng Anh cũng được nỗ lực ở mức cao nhất có thể, vì các tài liệu đó sẽ được cung cấp cho giới truyền thông quốc tế.

Một số gương mặt của Ban Hợp tác Quốc tế VOV tại RadioAsia2013 (ảnh: Huy Phương)

Lúc có mặt tại phòng Thư ký của RadioAsia2013 trong thời gian diễn ra Hội nghị, tôi đã được chứng kiến cường độ làm việc căng thẳng của các anh chị Ban Hợp tác Quốc tế. Hễ thư thư 1 chút là có người lại tranh thủ ngả lưng lấy sức. Thời kỳ chuẩn bị cho Hội nghị, họ thường xuyên phải ở lại cơ quan muộn đến 8-9 giờ tối, mỗi người tất bật với phần việc của mình.

Tuy nhiên, nhờ có kinh nghiệm từ tổ chức các sự kiện quốc tế lớn trước đó cộng với sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Đài và sự phân công công việc rõ ràng, cuối cùng Ban Hợp tác Quốc tế đã hoàn thành suôn sẻ nhiệm vụ của mình.

Tiểu tiết làm nên thành công

Cán bộ lễ tân Trần Mạnh Hùng chia sẻ, công việc càng được chuẩn bị kỹ lưỡng thì mức độ thành công càng cao. Anh cho hay, đội ngũ nhân viên của Ban Hợp tác Quốc tế đang hướng theo phương châm “không bằng lòng với những gì mình đã làm để vươn tới những thành công lớn hơn”.

Anh Hùng cho rằng, công việc của 1 chuyên viên hợp tác quốc tế muốn chuyên nghiệp thì đòi hỏi phải suy nghĩ, trăn trở, và đặc biệt yêu nghề, ngay từ những việc tưởng như nhỏ nhất.

Chẳng hạn trong năm 2013, có lần anh được giao nhiệm vụ chuẩn bị quà tặng cho đại biểu, anh đã trăn trở khá lâu về việc này.

“Mình phải tìm quà gì đó đặc trưng cho Việt Nam, lại phải hữu dụng cho đại biểu, lại phải quảng bá được hình ảnh Việt Nam và có dấu ấn riêng của Đài Tiếng nói Việt Nam,” anh Hùng nói. “Tôi đã tìm hiểu chọn lựa rất nhiều mẫu quà, tìm trên các trang web một số mẫu quà để đáp ứng các tiêu chí trên.”

Đây có lẽ cũng là suy nghĩ chung của cán bộ nhân viên Ban Hợp tác Quốc tế.

Trao đổi với phóng viên VOV online, một số thành viên trẻ của Ban cho biết, ý thức trách nhiệm trước Đài và đất nước cũng là một nguyên nhân quan trọng nhân lên chất keo đoàn kết và tinh thần làm việc nhóm trong cán bộ nhân viên của Ban, giúp họ làm việc gấp bội để hoàn thành công việc kịp tiến độ.

Với tinh thần trách nhiệm đó, các cán bộ nhân viên Ban Hợp tác Quốc tế không nề hà việc gì, sẵn sàng “bọc lót” cho nhau để bao quát từng chi tiết nhỏ nhất, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của cả đại biểu trong và ngoài nước, bảo đảm Hội nghị RadioAsia đạt chuẩn quốc tế./.