Trong trường hợp cơ quan công an chưa có mặt thì cùng với việc cấp cứu người bị nạn, báo tin tai nạn, trưởng tàu hoặc lái tàu (nếu tai nạn xảy ra ngoài khu gian), trưởng ga hoặc trực ban chạy tàu (nếu tai nạn xảy ra trong ga) phải thực hiện lập hồ sơ ban đầu.

Thời gian qua TNGT đường sắt còn xảy ra nhiều, gây tổn thất không nhỏ về người và tài sản, công tác giải quyết hậu quả vụ tai nạn gặp không ít khó khăn; đặc biệt khâu “Lập hồ sơ ban đầu vụ tai nạn” nhiều trường hợp do nhà ga, nhà tàu làm chưa đúng quy định gây khó cho đơn vị chức năng tiếp tục giải quyết vụ tai nạn. Do vậy, chuyên gia ATGT đường sắt xin cung cấp thông tin về quy định này, được nêu tại Điều 22 của Thông tư số 15/2009/TT-BGTVT ngày 4/8/2009 (có hiệu lực thi hành từ ngày 18/9/2009) do Bộ trưởng Bộ GTVT ký ban hành “Quy định về giải quyết sự cố, TNGT đường sắt”. Cụ thể, quy định lập hồ sơ ban đầu vụ tai nạn như sau: 1. Hồ sơ vụ tai nạn đường sắt do cơ quan Công an có thẩm quyền lập. Hồ sơ ban đầu này do trưởng tàu hoặc lái tàu (nếu tàu không có trưởng tàu) lập được giao lại cho trưởng ga hoặc trực ban chạy tàu ga gần nhất. 2. Hồ sơ ban đầu vụ tai nạn gồm có: - Biên bản vụ tai nạn (lập theo mẫu). - Bản ghi lời khai (theo mẫu) hoặc báo cáo của nạn nhân (nếu nạn nhân còn nói được, viết được). - Báo cáo của nhân viên đường sắt có liên quan. - Báo cáo của ít nhất 2 người chứng kiến nhưng không liên quan đến tai nạn (nếu có). - Biên bản bàn giao nạn nhân, tài sản và các giấy tờ có liên quan. 3. Hồ sơ ban đầu vụ tai nạn được lập thành 3 bộ và phải gửi cho các cơ quan có thẩm quyền như sau: - 1 bộ gửi cho cơ quan công an cấp quận, huyện nơi xảy ra TNGT đường sắt trong vòng 48 giờ, kể từ khi tai nạn xảy ra. - 1 bộ gửi cho Ban Thanh tra đường sắt khu vực. - 1 bộ gửi cho Ban ATGT đường sắt (trong trường hợp tai nạn xảy ra trên đường sắt Quốc gia) hoặc doanh nghiệp quản lý, khai thác đường sắt chuyên dùng (trong trường hợp tai nạn xảy ra trên đường sắt chuyên dùng).