Bổ sung 'bộ não' cho văn phòng

Xu hướng chuyển sang 'bàn làm việc nóng' có thể giúp kiểm soát chi phí nhưng không phải nhân viên nào cũng chấp nhận điều mới mẻ này.

Nhân viên sẽ không cần chìa khóa khi đến tòa nhà văn phòng của tương lai khi nó đi vào hoạt động trong năm nay ở thủ đô Berlin của Đức. Nơi này có không gian họp hành rộng rãi, nhiều máy photocopy luôn có sẵn giấy và không khí chất lượng cao được xử lý để tối đa hóa sức khỏe người làm việc trong lúc giảm thiểu thời gian bị bệnh. Điện thoại thông minh sẽ giúp hướng dẫn nhân viên làm quen với môi trường làm việc mới và họ có thể phải cần sự trợ giúp vì không có bàn cố định.

Hiệu quả và thoải mái

Chứng kiến công nghệ đang thay đổi cách thức và nơi làm việc, các nhà phát triển bất động sản bắt đầu khai thác trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo ra nơi làm việc bền vững hơn, giúp nhân viên làm việc hiệu quả và thoải mái hơn. Sự cạnh tranh khốc liệt về nhân tài đang thúc đẩy xu hướng này ở Berlin, nơi trở thành một trung tâm khởi nghiệp nổi tiếng trong những năm gần đây.

Tỷ lệ văn phòng còn trống đã giảm xuống còn 1,5% trong lúc giá thuê tăng vọt, khiến thành phố này trở thành nơi lý tưởng cho các nhà phát triển giới thiệu các văn phòng thế hệ mới của mình.

Giới chủ bất động sản ở Berlin đang theo chân Hà Lan, nơi xuất hiện nhiều công trình văn phòng thông minh và bền vững. Sự tăng trưởng nhanh chóng của các công ty khởi nghiệp địa phương, như Zalando (thương mại điện tử) và Delivery Hero (giao hàng) đang thúc đẩy nhu cầu về văn phòng tại Berlin.

Hai tòa nhà văn phòng thông minh đang mọc lên cạnh nhà ga xe lửa chính của thành phố này. Một tòa nhà có tên The Cube, được xây dựng bởi công ty bất động sản CA Immo (Áo) và dự kiến được hoàn thành vào cuối năm nay. Tòa nhà còn lại là The Edge Grand Central của EDGE Technologies, một công ty con của hãng bất động sản OVG (Hà Lan), được lên kế hoạch đi vào hoạt động năm 2020.

Cả hai tòa nhà này đều được trang bị mạng lưới các bộ cảm biến để theo dõi và đo đạc mọi thứ, như chuyển động, nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, khí C02…và được kết nối với một nền tảng đám mây. Tại tòa nhà The Cube, công nghệ này được gọi là “bộ não”, một phần mềm tự học có khả năng phân tích tất cả dữ liệu nhận được và tối ưu hóa cách tòa nhà được vận hành. Ví dụ, nếu khu vực nào trong tòa nhà không có người làm việc, hệ thống có thể tắt đèn và hệ thống sưởi. Nếu một phòng họp đông người, nó có thể bơm thêm khí oxy.

Nhân viên tiếp cận tòa nhà thông qua một ứng dụng điện thoại thông minh biết lịch trình làm việc của họ và có thể đề nghị họ ngồi cạnh cửa sổ hoặc ở tầng nơi cuộc họp diễn ra. Ứng dụng này cũng có thể được sử dụng để đặt phòng họp, gọi thức ăn và đi lại bên trong tòa nhà.

Nhân viên sẽ cần sự trợ giúp để tìm bàn làm việc của mình. Các văn phòng có hệ thống “bàn làm việc nóng”, trong đó nhân viên không có bàn cố định mà thay vào đó là không gian làm việc phù hợp với loại công việc họ muốn làm. Tủ khóa sẽ có sẵn để lưu trữ đồ dùng cá nhân.

Văn phòng thông minh cũng có thể giảm bớt những thất vọng trong công việc hằng ngày, như máy in hết giấy hoặc không thể tìm được đồng nghiệp, ông Martin Rodeck, Giám đốc điều hành công ty EDGE Technologies Germany, nhận định.

Các máy in hoạt động theo mô hình bảo trì mang tính dự báo. Tương tự cách một chiếc xe biết phát đi thông tin cảnh báo khi sắp hết nhiên liệu, máy in sẽ gửi thông tin cảnh báo đến hệ thống quản lý tòa nhà khi cần được bổ sung giấy. Nhưng để tận dụng những lợi ích này, người sử dụng cần chấp nhận chịu sự giám sát và các đồng nghiệp, cấp trên có thể biết họ ở đâu trong tòa nhà. Nói cách khác, họ cần phải từ bỏ thiết lập “ẩn” mặc định.

Tiềm ẩn nhiều lợi ích

Các cuộc nghiên cứu cho thấy mọi người làm việc tốt hơn trong môi trường có chất lượng không khí tốt, cũng như tiếng ồn và độ ẩm ở mức tạo cảm giác thoải mái. Việc so sánh tỷ lệ nhân viên nghỉ ốm ở các văn phòng cũ và mới phần nào nêu bật những lợi ích tiềm tàng của các tòa nhà hiện đại. Khi chuyển đến tòa nhà thông minh The Edge của OVG Real Estate ở thành phố Amsterdam (Hà Lan) năm 2015, công ty tư vấn Deloitte nhận thấy tỷ lệ nhân viên bị ốm giảm mạnh trong khi số lượng người xin việc gia tăng, theo ông Rodeck.

Trước khi thiết kế trụ sở mới, nhà bán lẻ thời trang trực tuyến Zalando đã đề nghị nhân viên chia sẻ ý kiến về không gian làm việc hiện có. Nhân viên phàn nàn về tình trạng có quá ít phòng họp và tiếng ồn làm mất sự tập trung. Một khi tòa nhà này đi vào hoạt động tại Berlin đầu năm 2019 như dự kiến, nhân viên có thể chọn thư viện nếu muốn có không gian làm việc yên tĩnh, buồng điện thoại cho các cuộc trò chuyện riêng tư hoặc phòng khách nằm trên sàn catwalk mở nhằm khuyến khích sự tương tác.

Công ty này còn có kế hoạch ứng dụng công nghệ thông minh để giúp nhân viên dễ dàng đặt trước bàn làm việc khi còn ở nhà, giúp họ không còn thấy căng thẳng khi đến văn phòng và không biết ngồi ở đâu. “Điều quan trọng là chúng tôi cung cấp một môi trường làm việc cho mọi người”, ông Raimund Paetzmann, Phó chủ tịch phụ trách bất động sản của Zalando, giải thích.

Xu hướng chuyển sang “bàn làm việc nóng” có thể giúp kiểm soát chi phí nhưng không phải nhân viên nào cũng chấp nhận điều mới mẻ này. Một cuộc khảo sát của công ty CCL Savills nhận thấy khoảng một nửa số người dưới 34 tuổi và 60% số người trên 35 tuổi không muốn từ bỏ bàn làm việc cố định của mình.

Ông Franz Kuehmayer, một nhà nghiên cứu tại tổ chức Zukunftsinstitut (Đức), giải thích rằng ai cũng cần có một mái ấm, một nơi trú ẩn và một phần văn phòng thuộc về mình: “Nhiều nhân viên thắc mắc chuyện họ sẽ tổ chức công việc hằng ngày ra sao và nơi có thể đặt hình ảnh con cái (ở văn phòng)”.

Reuters

Minh Huy

Nguồn Saigon Times: http://www.thesaigontimes.vn/284675/bo-sung-bo-nao-cho-van-phong-.html