Chi phí số hóa bài giảng E-learning quá cao - Làm thế nào để tiết kiệm?

1. Bạn phải chi những gì khi số hóa bài giảng?

a) Chi phí công nghệ

Về mặt tổng thể, một mô hình hệ thống E-learning gồm 3 phần chính: hạ tầng truyền thông – mạng, hạ tầng phần mềm và hạ tầng thông tin.

Xét trên điều kiện lý tưởng nhất bạn đã có hạ tầng truyền thông mạng và nội dung đào tạo thì bạn vẫn phải bỏ ra một chi phí lớn cho hạ tầng phần mềm, điển hình là hệ thống quản lý học tập trực tuyến LMS (Learning Management System).

Trước khi triển khai dự án E-learning, bạn cần dự kiến số lượng người học để lựa chọn ra hệ thống LMS phù hợp, không gây tắc nghẽn cản trở quá trình học của học viên.

b) Chi phí bảo trì hệ thống

Số hóa bài giảng E-learning là một quá trình dài, đòi hỏi sự cập nhật và thay đổi liên tục. Để duy trì hệ thống hoạt động mượt mà, bạn cần bỏ ra một khoản tiền để nâng cấp và bổ sung một vài tính năng phục vụ cho nhu cầu đào tạo. Với trường hợp thuê hệ thống E-learning, doanh nghiệp cần đáp ứng một khoản chi cho các tài khoản mới do số lượng nhân viên tăng lên.

c) Chi phí phát sinh

Dù có kinh nghiệm đến mấy thì bạn cũng không thể tránh được các khoản phát sinh trong bất cứ dự án nào. Đối với dự án E-learning, đây là các khoản chi phí về kinh nghiệm và về thời gian. Trong quá trình làm việc, vì một số nguyên nhân chủ quan hay khách quan (chẳng hạn như vấn đề giao tiếp) nên chắc chắn sẽ xảy ra những sai lầm không đáng có, ví dụ như phân bổ nội dung chưa phù hợp, hay lựa chọn sai hệ thống LMS,…

2. 4 cách tối ưu chi phí số hóa bài giảng

Xác định đúng đối tượng đào tạo

Xác định đúng đối tượng đào tạo là điều bạn cần chú trọng nhất trước khi triển khai dự án E-learning. Bạn cần hiểu rõ đối tượng học tập là ai bằng cách đặt ra những câu hỏi như: Kĩ năng, kiến thức hiện tại như thế nào? Có nhu cầu học gì? Khả năng sử dụng công nghệ đến đâu? Bao nhiêu tuổi? …

Điều này mang tính quyết định xem bạn nên đầu tư vào mảng nào để đem lại hiệu quả cao nhất, chẳng hạn với những nhân viên trẻ độ tuổi từ 22 đến 30, bạn cần bổ sung nhiều yếu tố tương tác để tăng hứng thú với bài giảng như gamification (trò chơi hóa) hay các hiệu ứng animation bắt mắt; còn với những nhân viên không thành thạo công nghệ thì việc thêm các chức năng như vậy quả thật là ném tiền qua cửa sổ!

Lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp với quy mô tổ chức

Tìm kiếm nhà cung cấp là vô cùng quan trọng, phụ thuộc rất nhiều vào quy mô tổ chức của bạn. Bạn không nên bỏ ra quá nhiều tiền để thuê một đơn vị quá lớn nếu quy mô hệ thống của bạn chỉ dành cho dưới 50 người, hay việc bạn “nhắm mắt” bắt tay với đơn vị không uy tín với giá thành quá rẻ thì quả thật là vô cùng lãng phí bởi sản phẩm hoàn thiện không thể được như mong muốn.

Do vậy hãy xem xét và hiểu rõ quy mô hệ thống của bạn dành cho bao nhiêu người, từ đó kiểm tra những sản phẩm mà đơn vị từng triển khai để có cái nhìn tổng quan nhất.

Cân nhắc lựa chọn hệ thống LMS

Như đã đề cập ở trên, hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS là một phần không thể thiếu trong cấu trúc của hệ thống E-learning điển hình và quyết định hiệu quả bài giảng của bạn.

Hiện nay trên thị trường có vô vàn hệ thống LMS mà bạn có thể tham khảo ví như: Moodle, Blackboard, Canvas,… nhưng chúng đều có điểm chung là giá thành khá cao. Trước khi đầu tư vào LMS, bạn nên vạch ra những tiêu chí mà bạn cần ở hệ thống, sau đó bổ sung những tiêu chí phụ để lựa chọn được hệ thống LMS phù hợp và tối ưu nhất.

Thu thập các phản hồi của học viên

Nếu bạn nghĩ rằng số hóa bài giảngchỉ dừng lại ở việc hoàn thiện các bài giảng E-learning trong một khoảng thời gian ngắn thì bạn đã nhầm. Đây là quá trình kéo dài xuyên suốt, đòi hỏi sự cập nhật và rút kinh nghiệm từ những lần trước đó.

Sau khi ra mắt sản phẩm của mình, bạn nên nghe ngóng và theo dõi các phản hồi từ người học để loại bỏ những yếu tố thừa thãi, chuyển đổi sang định dạng phù hợp, hiệu quả và giảm thiểu được nhiều chi phí hơn.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai E-learning tại Việt Nam, OES là số ít đơn vị cung cấp giải pháp elearning chuyên nghiệp một cách toàn diện, từ hệ thống phần mềm elearning, số hóa bài giảng elearning, và trên hết là đồng hành cùng triển khai dự án elearning sao cho hiệu quả nhất.