Khi nào cần outsourcing nhân lực?

Trong những năm gần đây, Việt Nam luôn được coi là miền đất hứa của dịch vụ outsourcing, đặt biệt là trong lĩnh vực IT. Trong báo cáo Tiêu điểm Việt Nam (Spotlight on Vietnam) phát hành năm 2017 của công ty tư vấn quốc tế PwC, Việt Nam đã vượt qua Trung Quốc để trở thành nhà cung cấp dịch vụ outsourcing cho các doanh nghiệp công nghệ Nhật Bản nhiều thứ hai với 20,6% thị phần, chỉ xếp sau Ấn Độ với 31,5%. Riêng thị trường ủy thác dịch vụ kinh doanh (Business Process Outsource – BPO) đã tăng trưởng ở mức 25 – 30% mỗi năm trong suốt 10 năm qua, đưa Việt Nam trở thành đối thủ nặng ký so với Ấn Độ và Philippines.

Theo bà Lê Thị Kim, Giám đốc Dịch vụ Khoán việc và Cho thuê lại lao động tại tập đoàn ManpowerGroup Việt Nam, xu hướng outsourcing rất phổ biến ở nước ngoài. Nhiều công ty được lập ra nhưng lại sử dụng văn phòng ảo hoặc thuê “cứng” chỉ 1-2 nhân viên, còn lại là sử dụng nguồn lao động bên ngoài. Các công ty đa quốc gia hoặc vốn nước ngoài khi đến Việt Nam cũng rất quan tâm với việc outsourcing từ nguồn nhân sự địa phương với mục tiêu cụ thể là một nửa số nhân viên phải thuê ngoài.

Outsourcing để làm gì?

Khảo sát năm 2016 của công ty dịch vụ đa quốc gia Deloitte (2016 Global Outsourcing Survey) thực hiện cho thấy tỷ lệ các công ty sử dụng outsourcing nhằm cắt giảm chi phí còn ở mức cao (59%). Mục đích này tuy không sai nhưng nó lại khiến giải pháp thuê lao động bên ngoài không phát huy được hết những lợi thế của mình.

Trước hết, dịch vụ thuê ngoài được chia làm hai loại là staffing (thuê lại nhân sự của bên thứ ba để triển khai một phần việc nào đó trong doanh nghiệp), và outsourcing (khoán hẳn một phần việc nào đó của doanh nghiệp cho bên thứ ba thực hiện). Tuy nhiên, ở thị trường Việt Nam thì hai khái niệm này được hiểu và gọi chung là outsourcing.

Về bản chất, thuê ngoài không có chức năng cắt giảm chi phí chung (overhead cost). Ví dụ, một công ty sản xuất bánh kẹo A hiện đang thuê 4.000 công nhân, mỗi năm bỏ 4 tỷ đồng cho lương, thưởng. Nay công ty này quyết định cắt giảm nhân sự, chỉ thuê 2.000 công nhân và giữ chi phí nhân sự còn một nửa, ở mức 2 tỷ đồng/năm. Các nhân viên còn lại sẽ ủy thác cho bên thứ ba. Tuy trên giấy tờ, công ty này “tiết kiệm” được 2 tỷ đồng nhưng thực chất số tiền này được sử dụng để trả cho dịch vụ của công ty cung cấp outsourcing. Qua ví dụ này có thể thấy vai trò của thuê nhân sự bên ngoài là không phải để cắt giảm chi phí mà là để sử dụng luồng tiền hiệu quả, thông qua việc chuyển giao chi phí nhân sự (HR cost) – vốn là một dạng chi phí cố định và vĩnh viễn, thành chi phí hoạt động (operation cost) – là chi phí biến động có thể thay đổi, có thời hạn linh hoạt và có thể cắt giảm dễ dàng khi doanh nghiệp có nhu cầu…

Thứ hai, outsourcing đem đến những giải pháp nhân sự linh hoạt, bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn. Ví như các dòng bánh trung thu của công ty A được người tiêu dùng ưa chuộng và trong khoảng 3 tháng từ tháng 7 đến tháng 9 hàng năm, doanh nghiệp này có nhu cầu lao động lớn (thêm 1.000 – 2.000 người) để đáp ứng nhu cầu thị trường. Họ không thể trông cậy vào một, hai nhân viên phòng nhân sự để tuyển được từng ấy người làm trong một khoản thời gian ngắn. Chỉ có những công ty cung cấp dịch vụ outsourcing chuyên nghiệp mới có khả năng đáp ứng nhu cầu điển hình và ngắn hạn như vậy.

Thứ ba, thuê nhân sự bên ngoài giúp công ty có thể chia sẻ một phần chi phí rủi ro với bên dịch vụ. Để tuyển dụng một nhân viên, bên cạnh lương, thưởng, doanh nghiệp còn đối mặt với nhiều loại chi phí khác để đào tạo, phát triển nhân viên ấy. Với outsourcing, những rủi ro về việc tuyển không đúng người vào đúng việc, hoặc tụt hậu do bộ máy doanh nghiệp cồng kềnh… sẽ được bên dịch vụ chia sẻ một phần. Các chương trình về đào tạo nhân viên cũng sẽ do họ chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Thứ tư, việc tiếp cận được nguồn lao động chất lượng cao, đã qua tuyển chọn và đào tạo, linh hoạt thay đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp giúp các công ty có thể tăng năng suất lao động của đội ngũ nhân viên.

Ai cần outsourcing?

Bất cứ doanh nghiệp nào dù ở ngành nghề nào, quy mô ra sao, là tập đoàn toàn cầu với hàng trăm năm kinh nghiệm hay một start-up mới thành lập đều có thể xem xét thuê nhân sự từ bên ngoài.

Những doanh nghiệp trẻ có xu hướng tập trung phát triển kinh doanh, tấn công thị trường để xác định vị thế, tìm mọi cách đạt được những mục tiêu tăng trưởng nhằm đảm bảo dòng tiền. Trong giai đoạn này mục tiêu về ổn định bộ máy nhân sự thường được xếp sau các mục tiêu kinh doanh khác; giải pháp outsource sẽ giúp hài hòa các mục tiêu và giảm thiểu rủi ro mất cân bằng giữa tăng trưởng kinh doanh và tổ chức nhân sự.

Những tập đoàn lớn đang trên đà phát triển mạnh mẽ cũng vậy, đến một thời điểm họ nhận thấy cơ cấu tổ chức nhân sự hiện tại không đáp ứng được với sự phát triển nhanh và rộng của công ty. Dịch vụ khoán việc và thuê lại lao động có thể giúp công ty ngay lập tức cân bằng mà không mất quá nhiều thời gian bình ổn nhân sự trước mỗi giai đoạn áp dụng chiến lược kinh doanh mới.

Hiện nay, tại thị trường Việt Nam, do dịch vụ outsourcing vẫn còn mới mẻ nên các doanh nghiệp trong nước mới chỉ thử nghiệm khoán những phần việc giản đơn và thuê lại lao động cho những vị trí không đòi hỏi kỹ thuật cao, hoặc là các vị trí quản lý cấp thấp và cấp trung. Các vị trí cao hơn như CEO, CFO, CPO… không nhiều và mang tính bảo mật cao.

Outsourcing một cách an toàn

Bà Kim cho rằng tỷ lệ số nhân viên thuê ngoài ở các doanh nghiệp Việt Nam nên chiếm khoảng 30% so với tổng số lao động cần thiết. Tuy tỷ lệ này còn thấp so với trên thế giới (có thể lên đến 70%) nhưng nó sẽ giúp những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm với outsourcing từng bước làm quen, thử nghiệm và xây dựng quy trình quản trị đối với các nhân viên không nằm trong biên chế một cách hiệu quả.

Có ba yếu tố quan trọng hơn cả mà doanh nghiệp cần thực hiện trước khi quyết định thực hiện outsourcing.

Thứ nhất là thay đổi định kiến. Các doanh nghiệp trong nước thường có quan điểm tự làm hoặc phải mắt thấy tai nghe mới yên tâm, nghĩa là chủ doanh nghiệp muốn lúc nào cũng thấy nhân viên có mặt ở công ty, trình ký tất cả các giấy tờ… Theo tập quán, chủ doanh nghiệp cho rằng điều này mới đảm bảo sự lãnh đạo của mình được thông suốt và nhất quán. Tuy nhiên trong thời đại công nghệ cao và số hóa liên tục, doanh nghiệp cần giám sát và kiểm soát bằng quy trình.

Thứ hai, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu để tối ưu hóa các ưu điểm của loại hình dịch vụ này. Outsource không phải chỉ để cắt giảm chi phí hoặc điều chuyển hoàn toàn rủi ro sang bên thứ ba. Nếu đó là mục tiêu nổi bật, thì những nhân viên được điều chuyển sang hình thức thuê lại sẽ cảm thấy bất an, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Điều này cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công cuộc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tính gắn kết trong tổ chức.

Thứ ba, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ outsourcing chuyên nghiệp và có kinh nghiệm. Khi xem xét các bên thứ ba, ban lãnh đạo cần quan tâm đến (i) năng lực cung cấp nhân sự, đội ngũ chuyên viên tư vấn của nhà cung cấp có nghiệp vụ tốt không, (ii) năng lực tài chính, và cuối cùng nhưng rất quan trọng là hồ sơ kinh nghiệm với các quy trình quản lý chuyên nghiệp (iii) để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động sử dụng nhân sự thuê ngoài.

Lê Thị Kim