Lợi ích kép từ sử dụng công nghệ số trong quản trị nhân sự

Nhân viên Công ty CP Đầu tư thương mại Gia đình Sữa tư vấn sản phẩm cho khách hàng.

Là DN trẻ hoạt động, kinh doanh các dịch vụ và sản phẩm dành cho mẹ và bé, Công ty CP Đầu tư thương mại Gia đình Sữa tại thị trấn Hậu Lộc có khoảng 40 nhân viên tại 6 cửa hàng trên địa bàn huyện Hậu Lộc. Thời điểm năm 2019, khi công ty mới thành lập, đầu giờ sáng mỗi ngày, các cửa hàng đều phải cắt cử người điểm danh, chấm công cho lao động. Đồng thời, cuối tháng bộ phận kế toán phải tổng hợp sổ chấm công từ các cửa hàng để tính lương cho nhân viên. Những việc này không chỉ dẫn đến mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót trong quản lý thời gian làm việc của người lao động. Để khắc phục tình trạng trên, từ giữa năm 2022, công ty đã đầu tư phần mềm Face ID để chấm công tự động và mỗi lao động được cài đặt tài khoản riêng. Bắt đầu ngày làm việc, lao động sẽ chấm công bằng phần mềm và thông báo, nhận thông báo về công việc của mình trên điện thoại. Qua thông tin chấm công và danh sách nhân sự, phần mềm sẽ tự động theo dõi, quản lý. Thông qua phần mềm nhân sự này, người lao động có thể trực tiếp đóng góp ý kiến, đánh giá các điều kiện làm việc tới lãnh đạo đơn vị để điều chỉnh phù hợp. Cùng với đó, chủ DN cũng không cần trực tiếp đến từng cửa hàng, vẫn có thể kiểm tra tiến độ công việc của hệ thống nhân viên.

Chị Hoàng Thị Tâm, nhân viên Công ty CP Đầu tư thương mại Gia đình Sữa, chi nhánh tại xã Tiến Lộc, cho biết: “Trước đây, phải đến cuối tháng tôi mới kiểm tra, đối chiếu số công của mình, với số ngày công chốt của kế toán. Điều này mất khá nhiều thời gian nhưng lại dễ sai sót, nhầm lẫn. Từ khi công ty áp dụng hình thức chấm công bằng phần mềm, tôi chỉ cần quét mã QR tại cửa hàng hoặc khu vực làm việc của mình là chấm công được. Đồng thời, qua phần mềm tôi có thể tự theo dõi ngày công để tính ra thu nhập của mình rõ ràng, chính xác nhất”.

Là quản lý của một cơ sở kinh doanh mảng thể dục, làm đẹp, chị Bùi Thị Hiền đã lựa chọn công nghệ số để quản lý học viên, theo dõi và đào tạo nhân viên. Nhờ đó, thay vì sử dụng sổ sách, có nhân viên theo dõi mức độ chuyên cần của học viên, khách hàng hằng ngày thì cơ sở đã sử dụng phần mềm Face ID để điểm danh học viên và chấm công nhân viên. Chị Hiền cho biết: "Là cơ sở cung cấp dịch vụ thể dục, làm đẹp, chúng tôi có lượng học viên đến hàng trăm người. Bên cạnh quản lý học viên, cơ sở còn thường xuyên trao đổi nghiệp vụ, tập huấn kỹ thuật, tư vấn khách hàng cho nhân viên. Sau khi được thông tin và tìm hiểu về chuyển đổi số, công ty đã áp dụng những phần mềm hiện đại để theo dõi tiến độ công việc. Nhờ đó, thay vì phải điểm danh trực tiếp, họp nhân viên tập trung, chúng tôi sử dụng phần mềm điểm danh học viên và sử dụng Chat Group có thể đánh dấu những người liên quan và nêu nội dung, yêu cầu công việc. Người quản lý có thể bao quát công việc, người lao động chủ động nắm bắt và thực hiện công việc trách nhiệm, nhiệt tình, hiệu quả hơn.

Hiện nay trên thị trường ngoài một số phần mềm chấm công, như On People; Face ID. Ngoài ra, nhiều DN, đơn vị còn sử dụng phần mềm tính giờ, giây để quản lý sản lượng sản phẩm. Song thực tế cho thấy, trên địa bàn tỉnh hiện có hơn 20.000 DN; trong đó, chủ yếu là các DN nhỏ và vừa, khả năng ứng dụng, thực hiện chuyển đổi số, áp dụng công nghệ số cho các khâu quản lý, sản xuất còn hạn chế. Tuy nhiên, với những lợi ích hiện hữu, như giúp cho DN tăng tính chính xác và hiệu quả trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Các phần mềm quản lý nhân sự có khả năng tự động hóa các quy trình quản lý, giúp cho các thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác hơn; tiết kiệm thời gian và chi phí; tăng tính linh hoạt trong quản lý nhân sự và đột phá trong kinh doanh... nên hiện có khoảng 30 - 35% số DN trên địa bàn tỉnh sử dụng công nghệ số để quản trị nhân sự.

Trong bối cảnh chuyển đổi số được áp dụng rộng rãi trên phạm vi toàn cầu, để hội nhập và phát triển, các DN trên địa bàn tỉnh đã đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số trong quản trị nhân lực giúp người lao động phát huy tối đa trách nhiệm và năng lực thực hiện công việc. Đồng thời, đây cũng là một trong những điều kiện để DN chuẩn hóa và tinh gọn bộ máy nhân sự để vận hành hiệu quả hơn.

Bài và ảnh: Lê Thanh