Mã bưu chính: Từ “bưu điện” sang “địa lý”

Gốc
ICTnews - Việc chuyển từ cấu trúc đơn vị hành chính sang cấu trúc địa lý giúp mã bưu chính được người dùng nắm bắt nhanh hơn mà còn hợp tác nhiệt tình hơn.

Hệ thống mã bưu chính chỉ được xem là thành công khi chúng được tất cả những người sử dụng dịch vụ bưu chính áp dụng. Vì thế, một điều rất quan trọng là mã bưu chính phải dễ nhớ và công khai, phổ biến rộng rãi. Nguyên tắc chung cho cấu trúc mã bưu chính theo UPU là một hoặc hai chữ số đầu tiên là mã đơn vị hành chính, những số tiếp theo sẽ phản ánh cơ cấu tổ chức bưu chính. Tuy nhiên, hiện nay áp dụng “mã bưu chính theo địa lý” (geographical postcodes) đang được lựa chọn thay cho “mã bưu chính theo bưu điện” (postal postcodes). Điều này có thể do sự phát triển của các công nghệ như GPS và các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu, cũng có thể do cơ cấu địa lý bền vững hơn cơ cấu theo bưu điện. Một yếu tố quan trọng khác để thực hiện mã bưu chính thành công là sự ổn định của mã bưu chính. Một khi cơ quan bưu điện ra mã bưu chính, nó phải tồn tại hàng năm liền. Những thay đổi đối với mã bưu chính không chỉ gây tác dụng tiêu cực lên hệ thống phân loại và phân phát thư tín, mà còn gây khó chịu, khiến khách hàng bất hợp tác. Một số nước, như Pháp, đã ra chính sách ổn định cho mã bưu chính. Theo đó, không một mã bưu chính nào được bổ sung, không một khách hàng nào phải thay đổi mã bưu chính, sự thay đổi chỉ diễn ra trong nội bộ cơ quan, tổ chức bưu chính, bưu điện. Phổ biến mã bưu chính rộng rãi là bước quan trọng đầu tiên để áp dụng chúng đến người dùng. Sự nhận biết về mã bưu chính không giống nhau với từng đối tượng người dùng. Chẳng hạn, nhu cầu của một công ty phải xử lý lượng lớn địa chỉ, thư tín sẽ khác với nhu cầu của một cá nhân hầu như chỉ gửi thư đến một số lượng nhỏ người nhận. Vì thế cần chuẩn bị những tài liệu cần thiết cho mỗi nhóm đối tượng. Đối với khách hàng cá nhân, đó có thể là một cuốn sổ nhỏ (brochure) liệt kê tất cả mã bưu chính và địa điểm, kèm theo lời kết luận về nguyên tắc địa chỉ. Đối với những người đưa, phát thư, như các phòng văn thư của doanh nghiệp, chính phủ, tài liệu về mã bưu chính có thể được gửi qua thư điện tử, Internet… Đối với mọi người dân nói chung, các dịch vụ web sẽ giúp họ truy cập, tìm kiếm các thông tin địa chỉ cần thiết. Quảng cáo, khuyến mãi cũng là những biện pháp quan trọng nhằm phổ biến mã bưu chính. Và tất nhiên, những biện pháp khác nhau nên được ứng dụng cho từng đối tượng khác nhau. Các khách hàng cá nhân cần được khuyến khích để dụng mã bưu chính cho đến khi chúng xuất hiện “tự động” trên mỗi bức thư. Thậm chí, họ sẽ được hưởng những ưu đãi nhất định khi sử dụng mã bưu chính, như kiểu thưởng tiền, khuyến mãi. Nói cách khác, công chúng cần được giáo dục về “hành vi thực hiện mã bưu chính”. Tất nhiên, các phương tiện thông tin đại chúng như radio, TV, quảng cáo truyền hình, báo chí, slogan, băng-rôn, hộp thư của từng gia đình…. Liên minh Bưu chính thế giới (UPU) cho biết họ có thể giúp phổ biến hệ thống mã bưu chính của các thành viên, thông qua các công cụ khác nhau, như thông báo đến các quốc gia thành viên, trên website UPU và trên Cơ sở dữ liệu POST CODE của UPU. Mục tiêu chính của mã bưu chính là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân loại thư tín, bưu kiện, từ đó nâng cao hệ thống phân phối thư từ. Website của UPU cho biết hiện có 117 quốc gia trong tổng số 191 nước thành viên của UPU sử dụng mã bưu chính. Tại Việt Nam hiện nay Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam (VNPost) vừa hoàn thành việc xây dựng mã Bưu chính Quốc gia. Tuy nhiên, việc tuyên truyền, quảng bá mã bưu chính đến cho các cá nhân, tổ chức, và đặc biệt là thay đổi thói quen ghi địa chỉ của người dùng dịch vụ bưu chính không hề dễ dàng.

Tin nóng

Tin mới