Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ngành bảo hiểm xã hội

Toàn cảnh hội nghị

Báo cáo của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam), cho thấy, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ, tương đương 2.864m giá hồ sơ. Toàn bộ số hồ sơ hưởng BHXH đến tháng 5/2017 là 4.338.019 hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu của ngành.

Số hồ sơ hưởng BHXH từ tháng 6/2017 đến tháng 9/2018 là 298.734 hồ sơ đã được lưu trữ hồ sơ điện tử và đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, chuẩn bị thực hiện việc chuyển lên lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu của ngành.

Bên cạnh đó, hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử đã chia sẻ đến BHXH TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Ban Thực hiện Chính sách BHXH và BHXH các tỉnh Đồng Nai, Nghệ An, Hưng Yên, Vĩnh Long, Bình Dương và tiếp tục chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để khai thác sau khi hội nghị kết thúc.

Theo bà Nguyễn Thị Hà, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, đây là một bước tiến vượt bậc trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH. Việc lưu trữ hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử với loại hồ sơ hưởng BHXH phần nào đã theo kịp xu hướng phát triển của xã hội.

Ngày 24/8/2018, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1030/QĐ-BHXH ban hành phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 triển khai trong toàn ngành BHXH. Với cách thức khai thác tại phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử 1.0 sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng.

Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét. Trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn.

Đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính.

Cũng theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ, tính đến nay đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh. Trước khi thực hiện chỉnh lý hồ sơ, không xác định được số lượng hồ sơ trong kho cũng như phân định thời hạn bảo quản.

Sau khi chỉnh lý, về cơ bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng hơn 20 năm đã được phân loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

Thời gian tới, BHXH Việt Nam sẽ tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...

Tại hội nghị, đại diện các địa phương tại các điểm cầu đã báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ của địa phương; đồng thời chia sẻ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

Theo BHXH một số địa phương, hiện nay diện tích kho lưu trữ hồ sơ vẫn còn hạn chế, thậm chí BHXH một số tỉnh phải tận dụng các phòng làm việc, hành lang, tầng trệt để lưu trữ hồ sơ, nên dễ gây ảnh hưởng đến độ bền của hồ sơ, tài liệu. Trong khi đó đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm nên chịu nhiều áp lực…

Do vậy, BHXH các tỉnh, thành phố đề xuất cần tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ. Kết nối đồng bộ thông tin phục vụ công tác tra cứu, thu thập, chỉnh lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu; chú trọng đầu tư công tác phòng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ.

Ngoài ra, cần lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu trữ lịch sử. Xây dựng phương án xử lý đối với hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ tồn đọng từ năm 2015 trở về trước…

Phát biểu tại hội nghị, Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Đào Việt Ánh đánh giá cao vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với tất cả lĩnh vực hoạt động của ngành BHXH. Theo ông Đào Việt Ánh, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ điện tử là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, tạo thuận tiện cho việc quản lý, khai thác hồ sơ, đóng góp vào công tác cải cách thủ tục hành chính trong việc giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH.

“Do vậy, trong quá trình thực hiện, các đơn vị cần xác định rõ những khó khăn, vướng mắc để cùng nhau khắc phục, giải quyết trong thời gian sớm nhất”, ông Đào Việt Ánh nhấn mạnh.

Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đề nghị, trong thời gian tới, công tác lưu trữ hồ sơ, chính lý hồ sơ phải làm thường xuyên, liên tục, cần phải số hóa hồ sơ điện tử toàn bộ toàn ngành, giúp cho việc quản lý, tra cứu, lưu trữ thông tin khoa học, hiệu quả; phần mềm lưu trữ hồ sơ phải được thiết kế thống nhất, hiệu quả; dữ liệu lưu trữ toàn ngành phải được liên thông, thống nhất giữa các hoạt động nghiệp vụ liên quan.

Bên cạnh đó, cần thường xuyên tổ chức, đào tạo, tập huấn cho cán bộ làm công tác lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn..

Trần Quân