Seven-Eleven Nhật Bản nắm lợi thế cạnh tranh nhờ hệ thống quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt

Quản trị chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trong trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Với nhiều công ty, hoạt động cung ứng không chỉ là khâu chức năng có vai trò đơn lẻ bên cạnh các phòng chức năng khác như kế toán hay nhân sự, mà nó đã có vai trò chiến lược, thể hiện lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong hoạt động phân phối hàng tiêu dùng nhanh như trường hợp Seven-Eleven Nhật Bản.

Sơ đồ chuỗi cung ứng cơ bản. Nguồn: datasciencecentral.

Theo đó, để đanh giá chất lượng một chuỗi cung ứng là hoàn hảo hay không cần đánh giá các mục tiêu sau:

Chất lượng

Chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ khi đến tay người tiêu dùng là một phần của chất lượng được thể hiện của mỗi chuỗi sản xuất. Những sai sót trong bất kỳ khâu nào của chuỗi sẽ kéo theo những sai sót nhân đôi đối với các khâu theo sau trong chuỗi đó. Điều này cho thấy rằng chỉ khi tất cả các khâu đều đảm bảo trách nhiệm quản trị chất lượng sản phẩm mà mình đảm nhận thì chất lượng đến tay người tiêu dùng mới được ghi nhận.

Thời gian

Có hai ý nghĩa khi nói đến yếu tố thời gian trong bối cảnh chuỗi cung ứng. Thứ nhất, là thời gian để khách hàng cuối cùng được phục vụ, một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên thương trường. Tuy nhiên, để đảm bảo thời gian phục vụ khách hàng nhanh nhất có thể thì lượng hàng hóa dự trữ trong công ty hay nguồn cung ứng từ bên thứ ba phải đảm bảo cả về lượng và thời gian. Thứ hai, thời gian được hiểu theo nghĩa là thời gian để sản phẩm đi thông suốt trong chuỗi giá trị. Chẳng hạn, sản phẩm có thể di chuyển nhanh xuống các giai đoạn tiệm cận khách hàng cuối cùng khi thời gian nằm trên kho của nguyên vật liệu là ít đi. Điều này đổi lại sẽ giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho và nguyên vật liệu trong chuỗi cung ứng.

Độ tin cậy

Giống như yêu cầu về thời gian, một tiêu chuẩn chỉ được đảm bảo khi công ty có thể trữ được một lượng hàng tồn kho đủ lớn trong chuỗi giá trị. Tuy nhiên, độ tin cậy của chuỗi sản phẩm có thể được coi là quan trọng hơn vì chúng đảm bảo cho những rủi ro không đáng có trong chuỗi giá trị. Chẳng hạn nếu một khâu trong chuỗi không giao hàng đúng lịch trình, kết quả có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ đặt hàng cao hơn khả năng cung ứng của công ty. Vì vậy độ tin cậy đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị của công ty.

Khả năng phản ứng linh hoạt

Chuỗi cung ứng linh hoạt. Nguồn: ngcsoftware.

Trong bối cảnh của một chuỗi cung ứng, doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng phản ứng nhanh trước mọi sự thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này có liên quan mật thiết với khả năng phản ứng linh hoạt (agile). Khái niệm phản ứng linh hoạt bao gồm những vấn đề được thảo luận trên đây như tập trung vào khách hàng và đảm bảo sự cung ứng và phản ứng kịp thời trước mọi nhu cầu của khách hàng.

Chi phí

Ngoài các khoản chi phí được đề cập trong mỗi hoạt động, toàn bộ chuỗi cung ứng còn có thêm chi phí phát sinh do các giao dịch lẫn nhau giữa các khâu trong cùng chuỗi cúng ứng. Chi phí này bao gồm chi phí để tìm kiếm những đối tác thích hợp, tiến hành ký kết các hợp đồng, quản lý các hoạt động cung ứng, vận chuyển sản phẩm giữa các mắc xích trong chuỗi giá trị, dự trữ hàng tồn kho và nguyên vật liệu. Do vậy, rất nhiều các giải pháp trong quản lý chuỗi giá trị, như hợp đồng liên minh đối tác hay giảm số lượng nhà cung ứng là những nỗ lực để giảm thiểu các chi phí giao dịch này.

Chuỗi cung ứng phản ứng nhanh của Seven-Eleven Nhật Bản

Seven-Eleven Nhật Bản, một trong những nhà bán lẻ nổi tiếng tại đất nước mặt trời mọc. Nguồn: Nikkei.

Seven-Eleven Nhật Bản là một trong những nhà bán lẻ tăng trưởng nhanh nhất và thành công nhất tại Nhật Bản bên cạnh người khổng lồ khác là FamilyMart. Lượng tồn kho trung bình tại các cửa hàng Seven-Eleven Nhật Bản là nằm trong khoảng từ 7 đến 8,4 ngày nhu cầu, và doanh nghiệp này cũng ghi nhận doanh thu trên hàng tồn kho được xem là một trường hợp thành công khi so sánh với các hệ thống cửa hàng của các công ty khác.

Các nhà phân tích cho rằng chính chuỗi cung ứng Seven-Eleven là nhân tố then chốt giải thích cho sự thành công này. Theo đó, chuỗi cung ứng phản ứng nhanh (agile) của Seven-Eleven Nhật Bản được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin tích hợp đầy đủ. Nhờ vậy, hệ thống này cung cấp khả năng tiếp cận thông tin đến toàn bộ hệ thống các cửa hàng và đảm bảo rằng sự tái bổ dung cho lượng hàng vừa bán đi trong mỗi kho hàng thì được thực hiện một cách chính xác nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Hệ thống phân phối ảo

Chẳng hạn, khi khách hàng đến quầy tính tiền để làm thủ tục thanh toán, nhân viên phục vụ sẽ xác nhận giới tính và phỏng đoán độ tuổi của khách hàng và sau đó là quét mã vạch của sản phẩm được mua. Những thông tin bán hàng này được truyền đi đến tổng hành dinh của Seven-Eleven Nhật Bản thông qua mạng lưới thông tin cấp tốc của riêng công ty. Cùng lúc đó, hệ thống máy tính của từng cửa hàng sẽ ghi nhận và phân tích thông tin để những nhà quản lý cửa hàng và tổng hành dinh cập nhật tức thì thông tin bán hàng. Điều này cho phép các nhà quản lý phân tích xu hướng bán hàng, lượng hàng tồn kho, những đối tượng khách hàng cụ thể cho từng loại sản phẩm.

Hệ thống máy tính của tổng hành dinh sẽ tổng hợp tất cả các dữ liệu theo khu vực, sản phẩm và thời gian để tất cả các chuỗi cung ứng, xuyên suốt từ nhà cung cấp đến các cửa hàng, có được thông tin cập nhật ngay sáng ngày hôm sau. Mọi ngày thứ Hai, chủ tịch công ty và các thành viên quản trị sẽ xem xét lại tất cả các hoạt động kinh doanh của tuần trước đó và xây dựng kế hoạch cho tuần kế tiếp. Những kế hoạch này được trình bày vào sáng thứ Ba cho các nhà quản lý bán hàng của Seven-Eleven Nhật Bản (mỗi nhà quản lý bán hàng này chịu tách nhiệm quản lý 8 cửa hàng).

Vào chiều thứ Ba, những nhà quản lý bán hàng khu vực của mỗi khu vực gặp mặt nhau để quyết định họ sẽ thực hiện những kế hoạch tổng thể cho riêng khu vực họ như thế nào. Vào tối thứ Ba, những nhà quản lý bán hàng lại trở lại khu vực của họ và vào sáng ngày hôm sau họ sẽ thăm các cửa hàng trong hệ thống của mình để truyền đạt những thông điệp được phát triển tại tổng hành dinh, nhằm giúp từng cửa hàng thực hiện từng kế hoạch đã đề ra.

Hệ thống phân phối thực

Hệ thống phân phối thực của Seven-Eleven Nhật Bản cũng được tổ chức trên cơ sở phản ứng linh hoạt (agile) như trên. Theo đó, công ty phân phối duy trì liên lạc bằng hệ thống radio với tất cả các lái xe và tổng hành dinh của Seven-Eleven Nhật Bản luôn cập nhật thông tin về tất cả các hoạt động giao hàng. Thời gian và tuyến đường giao hàng được lập kế hoạch hết sức chi tiết và được phát hành dưới dạng thời gian biểu giao hàng.

Bình quân, mỗi hoạt động giao hàng chỉ mất 1,5 phút tại mỗi cửa hàng và mỗi lái xe được cho phép thực hiện hoạt động giao hàng trong thời gian 10 phút của lịch giao hàng. Nếu hoạt động giao hàng trễ hơn 3 phút, công ty giao hàng sẽ phải trả cho cửa hàng Seven-Eleven khoản tiền phạt bằng với tổng lợi nhuận trên số hàng hóa được giao. Hình thức giao hàng nhanh này giúp cho Seven-Eleven và công ty giao nhận có thể phản ứng nhanh với các biến cố xảy ra như các vụ thiên tai…