Sở Tài nguyên và Môi trường Bình Dương tăng cường số hóa dữ liệu

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương số hóa hồ sơ tài liệuxây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base(Nguồn: Sở TN&MT Bình Dương)

Trong đó phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước - khoáng sản - khí tượng thủy văn, môi trường có giá trị. Để công tác lưu trữ cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương đã số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base.

Qua đây đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mềm bảo đảm chính xác, kịp thời, tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành. Đây là bước đi mang tính chất đột phá cho quá trình hình thành mô hình Chính phủ điện tử, góp phần thiết thực vào công cuộc cải cách hành chính ở địa phương.

Cùng với đó, Sở Tài Nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương cũng đã số hóa được 1.544.703 trang tài liệu đất đai do Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ Tài nguyên và Môi trường quản lý. Các văn bản được chuyển đổi từ dạng lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, với định dạng file PDF nhỏ, gọn. Các file có định dạng PDF, độ phân giải từ 150 đến 300 dpi, tỷ lệ quét 100% so với bản gốc. Đối với tài liệu khổ lớn có tình trạng vật lý yếu, có thể dùng máy chụp để bảo đảm an toàn cho tài liệu gốc.

Với việc sử dụng phần mềm “Số hóa tài liệu lưu trữ”, các tổ chức, cá nhân hoàn toàn có thể đăng ký và tra tìm, yêu cầu khai thác chính xác tài liệu thông qua địa chỉ: http://stnmt.binhduong.gov.vn:8081/qltailieu và đến trụ sở Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ Tài nguyên và Môi trường để nhận bản sao tài liệu trong một ngày. Theo đó, chi phí và nhân lực để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân cũng được giảm thiểu đến mức tối đa.

Ngoài ra, đối với chuyên viên các phòng đơn vị chuyên thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương có thể tìm kiếm và khai thác trực tiếp trên phần mềm sau khi có sự phê duyệt yêu cầu của trung tâm; đồng thời hạn chế tối đa việc khai thác sử dụng trên tài liệu gốc và bảo hiểm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ, góp phần giảm thiểu nguy cơ hủy tài liệu, tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu gốc; giảm tối đa nguồn lực đầu tư cho việc bảo quản an toàn tài liệu gốc, không tốn nhiều diện tích bảo quản; chia sẻ thông tin thuận lợi; cung cấp thông tin, dữ liệu dưới dạng số hóa hồ sơ, tài liệu; giúp tìm kiếm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu; bảo đảm an ninh, bảo mật hồ sơ tài liệu trong môi trường mạng; xây dựng hệ thống lưu trữ tiên tiến, hiện đại phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập, tìm kiếm khoa học thông tin góp phần vào việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ. Đặc biệt, các dự án đã tạo ra bước đột phá trong khâu tổ chức sử dụng tài liệu tại trung tâm.

Hiện, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương cũng đang tiếp tục đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật nhằm bảo đảm tính bí mật của tài liệu lưu trữ, quan tâm đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ; đồng thời số hóa hồ sơ, tài liệu tích hợp vào phần mềm nhằm phục vụ cho công tác cung cấp thông tin của ngành trên môi trường mạng được nhanh chóng, chính xác và kịp thời hướng tới cung cấp thông tin dịch vụ công mức độ 4.

Việc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương xây dựng được kho dữ liệu số quản lý tập trung trên cơ sở dữ liệu chung với hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh, không chỉ bảo toàn giá trị thông tin, ngăn chặn các tác nhân gây hủy hoại tài liệu mà trên hết, đã tạo ra môi trường quản lý tối ưu, bảo đảm cho việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện, góp phần nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả công việc. Đây là bước đi đầu tiên mang tính chất đột phá cho quá trình hình thành mô hình Chính phủ điện tử, góp phần thiết thực vào công cuộc cải cách hành chính ở Bình Dương./..

K.V (TH)