Ứng phó những nhân viên 'ngồi mát ăn bát vàng'

Là quản lý, bạn cần có phương thức ứng phó phù hợp với những nhân viên thiếu nỗ lực. Ảnh minh họa: Mimi Thian/Unsplash.

Mary Mapes Dodge, tác giả người Mỹ, người sáng tác nhiều truyện ngụ ngôn ý nghĩa, nổi bật trong số đó là “Con gà mái đỏ” (The Little Red Hen).

Nội dung chính của câu chuyện xoay quanh việc những thú nuôi chung trang trại từ chối tham gia trồng lúa mì và làm bánh cùng con gà mái đỏ. Tuy nhiên, khi gà mái hỏi có muốn ăn bánh mì không, mọi con vật đều nhanh chóng đồng ý.

Dù có nhiều biến thể khác nhau, cốt lõi của truyện vẫn nhằm nổi bật công việc cần sự tham gia của mọi người nhưng lại có một số thành viên không muốn gánh trách nhiệm.

Đặc biệt, hiện nay, với xu hướng “quiet quitting” (tạm dịch: nghỉ việc trong im lặng - nhân viên âm thầm làm việc ở mức tối thiểu, không nhận thêm việc ngoài trách nhiệm), bắt đầu thịnh hành vào năm 2022 và có thể tiếp tục vào năm 2023, các nhóm nhân viên có thể ngày càng bế tắc với cách một số cá nhân thiếu nỗ lực và dựa dẫm vào người khác.

May mắn thay, vấn đề này không hẳn nan giải. Dưới đây, Fast Company gợi ý những mẹo hữu ích giúp quản lý thúc đẩy sự tham gia làm việc của tất cả nhân viên và đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng và công bằng.

Nhận xét kết quả làm việc của nhau giúp mọi người chăm chú vào công việc hơn. Ảnh minh họa: Thirdman/Pexels.

Khuyến khích phản hồi chất lượng công việc

Quản lý hay sếp nên cho phép nhân viên cùng chung dự án chia sẻ cảm nhận về ưu điểm và khuyết điểm trong công việc các thành viên còn lại.

Hiện nay, có không ít công cụ hỗ trợ trực tuyến giúp quá trình nhận xét này trở nên dễ dàng và hiệu quả nhất có thể.

Bạn cũng có thể hướng đến các nền tảng hướng đến sinh viên như PeerStudio and Peergrade. Tuy nhiên, nếu muốn tìm nơi phù hợp làm việc, Betterworks, CultureAmp và Officevibe là những nơi đáng tham khảo.

Mọi người trong một dự án cần biết được tiến trình và nội dung của nhau. Ảnh minh họa: Thirdman/Pexels.

Thông báo tiến độ

Để công việc được suôn sẻ, bạn cần yêu cầu nhân viên thông báo rõ ràng tiến độ công việc của họ.

Chẳng hạn, bạn cần biết được những đầu việc họ đang chịu trách nhiệm hay số thời gian cần thiết để hoàn thành chúng.

Tiếp đó, đảm bảo các thành viên còn lại đều rõ ràng về nội dung các đầu việc trong nhóm là thiết yếu. Bằng cách này, nếu sai sót phát sinh, chúng sẽ được giải quyết nhanh chóng vì mọi người sẽ biết được người chịu trách nhiệm cho phần việc đó.

Nhóm làm việc nhỏ sẽ dễ quản lý hơn. Ảnh minh họa: Mikhail Nilov/Pexels.

Giới hạn số thành viên

Nhóm nhân viên càng lớn thì cơ hội “ẩn mình” của những cá nhân thiếu nỗ lực càng cao. Sự việc này sẽ còn dễ xảy ra hơn khi người tham gia dự án không được phân bổ vai trò và vị trí rõ ràng.

Điều này cũng giải thích tầm quan trọng của việc đảm bảo các thành viên đưa ra phản hồi cũng như thông báo tiến độ công việc rõ ràng và đúng đắn.

Nhân viên nên tránh bỏ qua hay nhận thay trách nhiệm của người khác. Ảnh minh họa: Artem Podrez/Pexels.

Xây dựng hệ thống giải trình rõ ràng

Dù yêu cầu thông báo tiến độ chứng tỏ hữu ích cho công việc, chiến lược này chưa chắc có thể khiến nhân viên nỗ lực hơn.

Nhiều người cho rằng khiến tuýp người “ngồi mát ăn bát vàng” sẽ làm việc chăm chỉ hơn khi nhận thức được bản thân đang làm ít hơn so với người khác.

Tuy nhiên, theo Tara Ceranic Salinas, trưởng khoa Quản lý, luật và đạo đức, đồng thời là giáo sư đạo đức kinh doanh tại Trường Kinh doanh Knauss thuộc Đại học San Diego, đa số những nhân viên này đều ý thức được hành vi của mình và hành động có chủ đích.

Vì vậy, để ứng phó vấn đề này, các thành viên trong nhóm cần tham gia xây dựng accountability system (tạm dịch: hệ thống làm việc nơi các cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm giải trình về nội dung cũng như kết quả công việc nhất định).

Điều này đồng nghĩa với việc sẽ không có ai phải đứng ra gánh việc thay cho người khác. Thêm vào đó, chúng ta phải sẵn sàng để đối phương chịu trách nhiệm về hành động của họ. Nếu cách này vẫn thất bại, vấn đề nên được đưa đến cho quản lý cấp cao giải quyết.

Quản lý lẫn nhân viên cần nâng cao tinh thần trách nhiệm khi làm việc. Ảnh minh họa: Polina Zimmerman/Pexels.

Lưu ý

Dù áp dụng kiểu accountability system nào, chúng vẫn cần được duy trì đến phút cuối cùng.

Thêm vào đó, bạn cần vượt qua cám dỗ nhượng bộ hay chia đều thành quả công việc chỉ vì điều này dễ dàng hơn tranh cãi hay nghe phàn nàn từ người khác. Nguyên nhân là bạn sẽ khó có thể nhận về lợi ích lâu dài cho công việc.

Thực tế, áp dụng những mẹo làm việc vừa đề cập không hề dễ dàng. Tuy nhiên, bản chất của làm việc nhóm thường có nhiều thách thức. Theo đó, khả năng nhận thức và giải trình công việc là thiết yếu.

Đây cũng chính là một phần bài học rút ra từ câu chuyện Con gà mái đỏ. Gà mái luôn hỏi rõ ràng từng đầu việc và sẵn sàng từ chối chia sẻ thành quả khi không ai tham gia đóng góp. Như vậy, nói “không” với những ai thiếu nỗ lực làm việc cần được khuyến khích nhiều hơn.

Thiên Trang